Team一心東京大学メンバー会計担当中山です。
本日は会計が行っている業務について書きます。
プロジェクトの会計業務としては、支出入金管理と不必要な出費の抑制の二つがあります。
- 支出入金管理について
プロジェクトで何にいくらのお金を使い、どこからいくらの協賛金をいただき、その結果いくらのお金が残っているかを把握し、今後のプロジェクトの活動に使用できる予算を把握できるようにする業務です。
幣プロジェクトでは、手続きの簡略化のために、作成したプロジェクト用のグーグルフォームに回答する形で済むようにしました。
なお、グーグルフォームを使用した理由としましては、フリーの会計ソフトと比べ項目をプロジェクトに合わせてカスタマイズして使うことができかつ無料(ここ大事)であったからです。
- 不必要な出費の抑制
プロジェクトの活動では多くの出費が生じます。あの物品やこの物品が必要、遠征するときの交通・宿泊費、車検・保険などの登録料、車にかかる税金などなど…。
これらの中には必要不可欠の出費もあれば、そうでない不必要な出費もあります。プロジェクトが円滑に回るためには、出費の妥当性を検討し、その不必要な出費を抑えることが必要不可欠です。(赤字になったら各生徒がポケットマネーで補填する羽目になります…)
物品購入を例にとると、不必要な出費を抑えるためには、現状ある物品を把握して購入の必要性を理解することと要求される品質内で最も安い場所で購入することが重要になります。
なんだそれだけのことかと思われるかもしれませんが、なかなか侮れません。なぜなら、これらのことを行うことで節約できたことがしばしばあったからです。用具を入れている箱の中から欲しかったものが偶然見つかったり、メンバーが所持しているものを一時的に借りられたり、ある店の2割引の価格で同じものを購入できる店が見つかったり…。
そのため、購入前の事前確認をしっかり行うことが肝になります。
会計業務については以上で紹介した通りになります。
今後の私たちの活動については 現在計画中ですが、これからの2,3月でプロジェクトの活動が締めに向かうことで盛んになる見込みです。それに伴い、会計も忙しくなりそうで会計業務の不備が生じないか内心ヒヤヒヤしていますが、これからもプロジェクトを支えていきたいと思います。
お読みいただきありがとうございました！次回もよろしくお願いいたします。