・東大_渉外部門

初めまして!渉外部門長の相澤です!
今日は皆さんにTeam 一心における渉外のお仕事についてお伝えしたいと思います。

まず渉外って何でしょうか。

しょう-がい【渉外】

①外部(主に外国)と連絡・交渉すること。「ー係」

②ある法律事項が内外国に関係連絡を有すること。

広辞苑より

対外的な役割を果たし、組織の内部と外部を繋ぐといった感じですね。言葉そのものとしては、国際的な案件を扱う渉外弁護士や、お客さんのもとまで売りに行く百貨店の渉外部などが馴染み深いでしょうか。

Team 一心における渉外も概ね同じで、私たちの取り組みに協力してくださる協賛企業や支援者の皆様、レストアした車に実際に乗ってラリーに出てくださるエントラントの皆様と密に連携を取り、円滑なプロジェクト運営をサポートするのが仕事です。渉外というと外部から支援を引っ張ってくるのが仕事と目されがちですが、それだけではなく内外を繋ぐやりとりは一応全て渉外マターということになります。

密です!(連携が)

しかし、これらの内容を渉外担当だけでこなすのは難しいため、多くの仕事はチームメンバーに割り振り、担当してもらっています。東大側では各自の担当について進捗を少なくとも週に1回ミーティングで報告しあい、全員が現状を共有するようにしています。また、ホンダ学園関東側に担当してもらっている分についても、担当者と僕の間で進捗や方針について確認しあうようにしています。


では、この1年具体的にどのように進めたかを時系列順で振り返ります。このプロジェクトは毎年メンバーがすべて入れ替わり、上の代からの引継ぎが無いというのが面白くも難しいところなのですが、渉外に関しては一部引継ぎが存在します。例えば、協賛企業の皆様と全くゼロの状態から関係を築きなおすというのは現実的ではないので、昨年度のお世話になった企業については、昨年度の担当者から今年度の担当者に先方の連絡先、協賛に至った経緯、協賛内容を引き継いでいます。

渉外部門長となった僕が最初にしたのは、先輩から引き継いだ、お世話になった企業および個人のリストを確認し、今後の方針を決めることでした。リストは整理されていて昨年度の大まかな状況もしっかり描かれていたのですが、いかんせんその数が膨大で、企業だけで50を超えていました。こんなにも多くの方々に支えられたプロジェクトなのかと感激しつつ、その内容を把握するのは中々に骨の折れることでした。というのも、プロジェクトが始まった今春の時点で、僕は車いじりをしたことがない上に普通車免許すら持っていない、素人も良いところでした。恥ずかしい話ではありますが、LSDどころかデフも知らない状態で、企業から支援してもらったという物品が車のどの部分に使われどのように動くものか、もしくはどのような作業で使うものなのかといったことを大まかに把握するのも一苦労だったのです。

昨年関わった方々のことを大まかに知り、担当を割り振った後は、いくつかの資料を作成します。まずは最も大事な「企画書」です。Team 一心として僕たちが何をしたいのかを伝える、いわばチームの名刺代わりともいえる資料です。手元にある様々な組織の企画書を横目に手探りで書き進めました。他にも、メンバーが統一の指針のもと渉外業務ができるよう、仕事の流れや注意点を示した「渉外手順書」や協賛リターンについての詳細等を作成しました。

渉外手順書(抜粋)

上の画像から分かるように、メールの内容もお互いにチェックするようにして注意を払っています。僕は以前、学生団体で渉外を担当していて、そこで学んだお作法がここで役立ちました。この手のマナーは細かすぎるものもある(例えば「お願いいたします」の「いたします」は本動詞である「お願いする」につく補助動詞なので平仮名表記にすべきというルールが存在します。一応僕は守っていますが、これは眉唾という気もしています)ので程々が重要ですが、ある程度意識することでこちらの誠意がきちんと伝わるものだと思います。

先輩から引き継いだり、新たに協賛をお願いしたりし、担当として先方と本格的なやりとりが始まると、企業やエントラントの方のもとへ訪問しお話をさせていただくことも増えてきます。今年は新型コロナウイルスの影響で例年より機会は少なめでしたが、訪問させていただいた先々で様々な方と出会い、興味深い話をたくさん伺うのはとても刺激的です。very excitingです。これが楽しいから渉外やってるみたいなとこがあります。例えば、僕の担当している企業の一つである株式会社榮技研様に訪問した際には、対応してくださった谷口社長から自動車のお話にとどまらず、オフィス内に所狭しと並ぶバイクや貴重な蓄音機の数々についてたくさんの面白いお話を伺うことができました。谷口社長は非常に多才な方で、僕が航空宇宙工学を学んでいるという話をすると、かつてアメリカに観に行った大迫力の航空ショーのことや、零戦のレストアのことをお話しくださいました。その他の訪問先でも素敵な出会いがたくさんあり、多くの貴重な経験をさせていただきました。

また、もうひとつ渉外をやっていてよかったと感じるのが、温かいお言葉、応援メッセージを頂いた時です。ご支援いただくこと自体、とんでもなくありがたいことなのに、そんなお言葉まで頂いてしまっては、もうどうしようって感じです(笑)。本当にありがとうございます!

さて、渉外の仕事に話を戻すと、欠かせないのが支援してくださった方々へのお礼です。これは第一には報告書をお渡しに上がる、もしくは郵送して活動報告するとともに、きちんと感謝を言葉にして伝えるということです。それに加え企業の場合はその宣伝をプロジェクトの随所でしていきます。例えば、Team 一心のHPでも協賛企業をご紹介しているほか(こちらのリンクを是非ご覧ください!)、企業ロゴをステッカーとして競技車両に貼り付けることをしています。かっこよく、各々が目立つようにデザイン担当のもと、配置も念入りに検討して貼り付けていて、これが結構楽しいです。

ステッカーはPRになるだけでなく、車体をよりかっこよくしてくれます

もちろん、大変なこともあります。渉外は外部と関わるお仕事。情報の取り扱いにはかなり気を遣います。今このブログを書いているときも、「この検討内容は書いてOKかな?」「これ以上書くと個人情報になるから良くないな」などと気を付けています。


渉外の主な仕事を紹介してきました。大変なことも多いけれど(割り振りによってかなり重い負担が回ってしまっているメンバーもいると思います。本当に助かっています。ありがとう。)、楽しいことも多いです。

そして何より、支えてくださる皆様のおかげでTeam 一心は前に進んでいくことができます。本当にありがとうございます。感謝の気持ちを胸に僕たちはゴールを目指します。


P.S. Team 一心では協賛してくださる企業、個人の皆様方に支えられ、活動しております。新たにご協賛をご希望くださる方は、是非こちらをご覧ください。

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